Organiseren met meer zelfsturing, het is helemaal in. Meestal in de vorm van zelfsturende teams, waarbij een laag leidinggevenden uit het organigram is geschrapt en helaas vaak gekozen als bezuinigingsingreep of als middel om juist meer greep op sturing te krijgen (o.a. door meer regels en kadering).
We zien bijna allemaal de noodzaak wel van verandering in de huidige organisatiemodellen. Maar verbaast het u net zo vaak als ons dat het in de praktijk van alledag zo veel problemen geeft?
Enkele voorbeelden van problemen:
- Teams die blijken minder zelfsturend vermogen te hebben dan gedacht,
- managers die (daarom) terugvallen op operationele sturing (naast hun managementtaken),
- onzekerheid en onduidelijkheid bij teamleden.
Deze problemen leiden uiteindelijk tot een verlaagde productiviteit en kwaliteit en een stijging van het verzuim. Dit, terwijl zelfsturing vanuit de theorie juist zou moeten leiden tot o.a. meer betrokkenheid, ondernemerschap en samenwerking bij medewerkers en uiteindelijk ook tot meer flexibiliteit, winst in kwaliteit, innovatie en bedrijfsresutaat.
Waarom gaat het zo vaak mis?
Managementsite.nl plaatste enige tijd geleden een artikel met de titel: Vaarwel zelfsturende teams?
Hieronder een citaat uit het artikel die de essentie van de fouten bij invoering laat zien die wij ook erg vaak tegen komen in allerlei vormen.
"…In een grote onderwijsinstelling besloot de directie tot invoering van zelfsturende teams. Het concept werd topdown uitgerold, zelfs de samenstelling van teams gebeurde centraal. Er werden vier maanden uitgetrokken tussen het besluit en de start van de teamstructuur. Er waren geen teambudgetten en de teams hadden geen actuele informatie over de eigen inkomsten en uitgaven. Evenmin hadden ze toegang tot cijfers over doorstroom, uitval en onderwijskwaliteit. De medewerkers werden in het diepe gegooid en moesten zelf leren zwemmen. Na enige tijd concludeerde het management ‘dat de medewerkers blijkbaar nog niet toe zijn aan zoveel verantwoordelijkheid’…." Klik hier voor het volledige artikel
Welke zaken gaan zoal mis?
Meerdere onderzoeken hebben aangetoond dat daar waar zelfsturing werd ingevoerd vaak leidt tot een behoorlijke stijging van het ziekteverzuim. Met name het lang verzuim neemt toe en de meldfrequentie juist af.
Oorzaak hiervan is de hogere verzuimdrempel die optreedt bij de invoering van zelfsturing. Een artikel in BG Magazine (Bedrijfs Gezondheid) geeft een goede inkijk in het verzuimprobleem bij zelfsturing. Het volgende citaat uit het artikel geeft duidelijk de kern weer:
"…..Uit de interviews met teamleden van zelfsturende teams blijkt dat zij het veelal moeilijk vinden om zich ziek te melden, omdat ze hun teamleden niet willen opzadelen met hun werk.
Teamleden gaven aan soms over hun grenzen te gaan. Dat resulteert in langere ziekteperiodes. Voorheen was de manager nog verantwoordelijk voor het verzuim en had de taak om het welzijn en de gezondheid van zijn medewerkers te signaleren. Men kon hier tijdig op anticiperen.
Ook was het de taak van de manager om bij ziekmelding het werk opnieuw te verdelen. Nu blijft vaak in het midden hoe en wie er signaleert." Klik hier voor het volledige artikel
Oplossingen?
Om deze problemen op te lossen worden medewerkers vaak naar cursussen gestuurd, verzuimconsulenten worden ingehuurd, managers zetten nog meer in op directe sturing en in veel gevallen worden teamcoaches ingevlogen. Deze middelen brengen de oplossingen niet echt dichterbij…. De teamcoaches kunnen, mits ze een goede opdracht meekrijgen, nog het meest toevoegen.
We vergeten te vaak medewerkers/teams voor te bereiden op zelfsturing.
Het beleggen van verantwoordelijkheden en bevoegdheden in functiebeschrijvingen of (liever nog) rollen is voorwaarde voor het slagen van de invoering van zelfsturing evenals het feitelijk betrekken en voorbereiden van medewerkers en management op hun nieuwe rollen.
En als we het goed doen en teams echt zelfsturend zijn en handig zijn samengesteld, hoeveel managers heb je dan in feite nog nodig, wat is dan de toegevoegde waarde nog? Welke organisatievormen passen bij zelfsturing? Moet dat wel een lijnstructuur zijn of kan dat ook anders?
Auteur: Jan Huisman (06 542 354 62)